Daňová evidence vs. účetnictví: co musíte vést a jaký je rozdíl

Většina OSVČ vede jen jednoduchou daňovou evidenci (příjmy a výdaje), zatímco podvojné účetnictví je povinné hlavně pro obchodní společnosti a pro podnikatele, kteří překročí zákonný obrat 25 milionů Kč nebo se k němu zapíší dobrovolně. Daňová evidence sleduje peněžní toky, kdežto účetnictví zachycuje i pohledávky, závazky a majetek – je přesnější, ale výrazně náročnější.

Co je daňová evidence

Daňová evidence je zjednodušený systém pro OSVČ, který slouží hlavně ke stanovení základu daně. Eviduje skutečné příjmy a výdaje v okamžiku, kdy peníze reálně přijdou nebo odejdou, a dále majetek a dluhy podnikatele. Vede se jednoduše, často v tabulce nebo levném programu, a stačí k ní základní orientace v tom, co je daňově uznatelný výdaj.

Co je podvojné účetnictví

Účetnictví (dříve „podvojné") zachycuje hospodaření mnohem podrobněji. Každá operace se účtuje na dvě strany (má dáti / dal) a sleduje se nejen pohyb peněz, ale i pohledávky, závazky, majetek a jeho odpisy. Výsledkem jsou účetní výkazy – rozvaha a výkaz zisku a ztráty. Je to přesný obraz firmy, ale vyžaduje odborné znalosti nebo účetní.

Kdo musí vést účetnictví

Povinné účetnictví se týká zejména:

• obchodních společností (s.r.o., a.s.) vždy,
• OSVČ, jejichž obrat za předchozí rok překročil 25 milionů Kč,
• osob zapsaných v obchodním rejstříku,
• těch, kdo se k účetnictví rozhodnou dobrovolně.

Drtivá většina menších OSVČ tak vystačí s daňovou evidencí, případně rovnou s výdajovým paušálem.

Třetí cesta: výdajové paušály

Mnoho OSVČ nevede ani podrobnou evidenci skutečných výdajů, protože uplatňuje výdajový paušál – odečte si zákonem dané procento z příjmů (např. 60 % u běžné živnosti) bez dokládání reálných nákladů. Pak stačí evidovat jen příjmy. Je to nejjednodušší varianta pro toho, kdo má nízké skutečné výdaje.

Jak se rozhodnout

Pokud nemusíte vést účetnictví, volíte mezi skutečnými výdaji (daňová evidence) a výdajovým paušálem podle toho, co je pro vás výhodnější. Máte-li vysoké reálné náklady (materiál, zboží), vyplatí se evidence skutečných výdajů. Máte-li náklady nízké, je paušál jednodušší i daňově výhodnější. Účetnictví dobrovolně volí ten, kdo chce mít detailní přehled o firmě nebo to vyžadují obchodní partneři.

Jak dlouho doklady uchovávat

Doklady k dani a evidenci je nutné archivovat několik let pro případnou kontrolu (u daňových dokladů zpravidla po dobu, po kterou může správce daně doměřit daň, plus zvláštní lhůty u DPH). Bez ohledu na zvolený systém je proto klíčové doklady pečlivě ukládat a nevyhazovat.

Přechod mezi evidencí a účetnictvím

Pokud překročíte obrat 25 milionů Kč nebo se zapíšete do obchodního rejstříku, vzniká povinnost vést účetnictví od následujícího období. Přechod z daňové evidence na účetnictví má svá pravidla a daňové dopady, proto ho neřešte na poslední chvíli a poraďte se s účetním. Opačný přechod (z účetnictví zpět na evidenci) je rovněž možný za zákonných podmínek, ale je méně častý.

Praktický tip: zvolte si nástroj

I jednoduchou daňovou evidenci se vyplatí vést v programu nebo aplikaci, ne jen v sešitu. Software hlídá číselné řady faktur, spáruje platby z účtu, upozorní na blížící se termíny a na konci roku z dat sestaví podklady pro přiznání. Ušetří čas i chyby a náklad na něj je u drobné OSVČ nízký. Pokud uplatňujete výdajový paušál, vystačíte si i s jednoduchým fakturačním nástrojem, který eviduje jen příjmy.

Časté otázky

Musí OSVČ vést účetnictví? Většinou ne; postačí daňová evidence nebo výdajový paušál, pokud nepřekročíte obrat 25 milionů Kč.

Co je jednodušší? Výdajový paušál (eviduji jen příjmy), pak daňová evidence; účetnictví je nejnáročnější.

Můžu přejít z evidence na paušál? Ano, způsob uplatnění výdajů lze měnit mezi zdaňovacími obdobími za daných pravidel.

Kdy vznikne povinnost účetnictví? Hlavně u společností, při obratu nad 25 milionů Kč nebo zápisu do obchodního rejstříku.

Potřebuji k daňové evidenci program? Nemusíte, ale jednoduchý software hlídá chyby a usnadní přehledy i přiznání.

Jak dlouho schovávat doklady? Několik let podle daňových lhůt; u DPH platí zvláštní delší lhůty.

Zdroje

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví – zakonyprolidi.cz
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů – zakonyprolidi.cz
• Finanční správa ČR – financnisprava.cz
• BusinessInfo.cz – Účetnictví a daňová evidence – businessinfo.cz