Jak vystavit fakturu, která má všechny náležitosti

Faktura neplátce DPH musí obsahovat hlavně označení a IČO dodavatele i odběratele, číslo dokladu, datum vystavení, popis plnění a částku; plátce DPH navíc uvádí DIČ, datum uskutečnění plnění, sazbu a výši DPH. Faktura není zákonem výslovně předepsaný „formulář", ale jako daňový a účetní doklad musí splňovat náležitosti, aby byla uznatelná a vymahatelná.

Povinné údaje na faktuře neplátce

I jako neplátce DPH byste na fakturu měli uvést:

• jméno/název a sídlo dodavatele a jeho IČO,
• údaje odběratele (název, sídlo, IČO),
• evidenční číslo dokladu,
• datum vystavení a datum splatnosti,
• popis a rozsah plnění (co a kolik),
• celkovou částku k úhradě a údaje pro platbu (číslo účtu, variabilní symbol).

Neplátce navíc obvykle uvádí poznámku, že není plátcem DPH.

Co navíc uvádí plátce DPH

Daňový doklad plátce DPH musí mít navíc DIČ dodavatele i odběratele, datum uskutečnění zdanitelného plnění, jednotkovou cenu bez daně, sazbu daně (21 % nebo 12 %), základ daně a výši DPH a cenu celkem. U vyšších částek je třeba dbát na úplnost údajů, jinak odběratel nemůže uplatnit odpočet.

Náležitosti pro úhradu

Aby vám zákazník zaplatil rychle a správně, uveďte jasně číslo účtu, variabilní symbol (obvykle číslo faktury) a splatnost. Stále častěji se přidává i QR kód k platbě, který zákazníkovi usnadní úhradu z mobilu a snižuje riziko chyby v platbě.

Splatnost a prodlení

Splatnost si dohodněte předem; běžná je 14 nebo 30 dní. Při prodlení máte nárok na úrok z prodlení a u obchodních vztahů i na paušální náhradu nákladů spojených s vymáháním. Tyto nároky zmiňte raději už v obchodních podmínkách nebo na faktuře, aby byly zřejmé.

Jak faktury vystavovat v praxi

Faktury můžete psát ručně v tabulce, ale pohodlnější a méně chybové jsou fakturační nástroje, které doplní náležitosti automaticky, hlídají číselnou řadu, pošlou doklad e-mailem a vygenerují QR platbu. Pro plátce DPH navíc usnadní správné uvádění sazeb a podklady pro přiznání.

Archivace faktur

Vystavené i přijaté faktury jsou účetní a daňové doklady, které je nutné archivovat po zákonem stanovenou dobu. U plátců DPH platí pro daňové doklady delší lhůty. Doklady ukládejte tak, abyste je při případné kontrole snadno dohledali – ideálně elektronicky a zálohovaně.

Časté chyby

• Chybějící IČO nebo nejednoznačná identifikace stran.
• Špatný nebo chybějící variabilní symbol – platba se „ztratí".
• U plátce chybějící DIČ nebo nesprávná sazba DPH.
• Neuvedená splatnost, takže není jasné, odkdy běží prodlení.

Zjednodušený daňový doklad a účtenky

U menších plateb (do zákonem stanovené částky) lze místo plné faktury vystavit zjednodušený daňový doklad – typicky účtenku, která nemusí obsahovat všechny údaje o odběrateli. Pro běžný drobný prodej tak nemusíte vypisovat plnou fakturu. I tak ale musí doklad splňovat základní náležitosti, aby byl použitelný pro účetnictví a u plátce pro odpočet DPH.

Faktury do zahraničí ve zkratce

Při fakturaci do jiných zemí platí zvláštní pravidla – záleží na tom, zda jde o zboží, nebo službu, kdo je odběratel (firma s DIČ, nebo spotřebitel) a kde je místo plnění. Často se uplatní režim, kdy daň přiznává odběratel (přenesení daňové povinnosti). Pokud fakturujete do zahraničí pravidelně, vyplatí se nastavení doložek a režimu probrat s účetním, protože chyby se těžko opravují zpětně.

Časté otázky

Musí mít faktura razítko a podpis? Ze zákona zpravidla ne; rozhodující jsou předepsané náležitosti, ne razítko.

Co je variabilní symbol? Číslo, podle kterého spárujete platbu s fakturou – obvykle číslo faktury.

Jaký je rozdíl faktury neplátce a plátce? Plátce navíc uvádí DIČ, datum plnění, sazbu a výši DPH.

Můžu fakturovat bez IČO? Jako podnikatel uvádíte IČO vždy; bez něj faktura nesplňuje náležitosti dokladu.

Jak vymáhat nezaplacenou fakturu? Nejdřív upomínkou, pak předžalobní výzvou a případně soudně; nárok máte i na úrok z prodlení.

Musím faktury archivovat? Ano, jako daňové a účetní doklady po zákonem danou dobu.

Zdroje

• Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH (náležitosti dokladu) – zakonyprolidi.cz
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví – zakonyprolidi.cz
• Finanční správa ČR – financnisprava.cz
• BusinessInfo.cz – Fakturace – businessinfo.cz